1. El riesgo de la «dualidad» (Gasto de la empresa vs. Retribución en especie)
- El concepto: Cuando un socio o administrador paga comidas de fin de semana, compras personales o viajes dudosos con la tarjeta de la S.L., Hacienda no solo tumba el gasto en la sociedad. Si el ticket no demuestra una relación clara con el negocio, la AEAT puede considerar que ese dinero es un pago de gastos particulares y, por tanto, una retribución encubierta.
- El impacto fiscal: Esto se convierte en un dividendo o en una retribución en especie no declarada. Obliga al socio a tributar por ello en su IRPF (con recargos) y a la S.L. a ingresar las retenciones correspondientes.
- Cómo enfocarlo: Crear una circular titulada «Los peligros de mezclar las finanzas personales con la tarjeta de la S.L.: de gasto deducible a sanción en el IRPF».
2. Pruebas de «correlación con los ingresos» (Más allá del ticket)
- El concepto: Tener el ticket es el paso 1 (requisito formal). El paso 2 (requisito material) es demostrar por qué se produjo esa comida. Ante una inspección, el ticket de un restaurante con tres menús un martes laborable no se sostiene solo si Hacienda sospecha.
- El impacto fiscal: La AEAT exige demostrar la «necesidad» del gasto para el negocio.
- Cómo enfocarlo: Ofrecer a tus clientes una guía de buenas prácticas para blindar sus comidas. Enséñales a guardar «la trazabilidad del gasto»:
- Anotar detrás del ticket (o en el software) el nombre del cliente/proveedor y el motivo.
- Vincular el gasto a un email previo de citación, un presupuesto enviado los días posteriores o un contrato firmado.
3. Límites cuantitativos y gastos no deducibles por ley
- El concepto: Muchos clientes asumen que cualquier gasto con la Visa de la empresa es deducible si tienen el ticket. Olvidan que la Ley del Impuesto sobre Sociedades pone límites estrictos a las «atenciones a clientes y proveedores».
- El impacto fiscal: Estas comidas (relaciones públicas) tienen un límite anual del 1% del importe neto de la cifra de negocios de la S.L. Lo que supere esa cantidad se considera gasto no deducible (gasto fiscalmente ciego). Tampoco son deducibles las multas, sanciones o donativos.
- Cómo enfocarlo: Una infografía o píldora informativa: «¿Qué gastos de representación puedes deducir realmente en tu S.L. y cuáles tienen límite?»
4. Digitalización certificada: Eficiencia y Seguridad Jurídica
- El concepto: El papel térmico se borra en meses y la ley exige guardar los documentos durante 4 años (o más si hay bases imponibles negativas). Perder el ticket por deterioro físico equivale a no tenerlo ante una inspección.
- El impacto fiscal: El Reglamento de Facturación permite destruir el papel solo si se usa un software de digitalización homologado por la AEAT. Una foto normal con el móvil no sirve para tirar el papel; tiene que estar firmada digitalmente por un software autorizado.
